Часто производители для доставки выполняют учет в системах (ERP*). А вот с перевозчиками они обмениваются информацией через почту. И на этом плюсы заканчиваются. Внедрение электронного обмена и TMS** систем помогает избежать множества ошибок, защищает от убытков.

Стандартное взаимодействие

Для примера можно взять компанию, которая поставляет товары в торговые организации. Как только работник логистической сферы получил заказы в ERP, сформировал рейсы, он должен провести следующие действия:

  • Оформление транспорта для проведения рейсов. Это можно сделать по почте, телефону и другим способом;
  • Получение уведомления о том, что компания приняла заявку. В нем должны быть данные водителя и транспорта;
  • Если автомобиль опаздывает на склад отгрузки, то нужно сразу связаться с перевозчиком, узнать причину и постараться решить проблемы;
  • При возникновении сложностей во время доставки нужно уведомить клиента, обговорить перенос сроков;
  • Перевозчик должен подтвердить приезд автомобиля к клиенту;
  • В конце требуется зафиксировать основные критерии рейса. Это требуется для составления правильного учета финансов.

Минусы стандартного взаимодействия

Стандартный алгоритм действий позволяет доставить товар клиенту, но все же этот вариант имеет несколько минусов:

  • Большие траты на операционное управление доставкой. Для каждого рейса работник должен выполнить множество действий – выгрузка информации из ERP, подготовка письма, его отправка, ожидание ответа, загрузка сведений в ERP. А если рейсов несколько, то количество проводимых операций увеличивается. Применение TMS ускоряет мероприятия, освобождает время для основной работы;
  • Высокий риск ошибок. Логист может не отправить письмо перевозчику, в итоге он не приезжает на место, не заметил отказ от рейса, не увидел сообщение, что перевозчик опаздывает. Это все приносит большие проблемы и убытки;
  • Нет должной прозрачности рабочего процесса. Коммуникация через почту значительно замедляет работу, и если возникает проблема, то на ее решение может уйти много времени.

Плюсы электронного обмена данными

Внедрение TMS систем имеет положительные особенности:

  • Все действия протекают в цифровом формате. Автоматизация грузоперевозок ускоряет получение сведений по каждому рейсу;
  • Общение с перевозчиками не требует много времени;
  • При запросе клиента информации по доставке работники быстро предоставляют необходимые сведения или же самостоятельно отслеживают информацию в своем личном кабинете;
  • Все непредвиденные проблемы при рейсе отображаются в системе;
  • Система предоставляет все требуемые данные для всех сотрудников.

Применение TMS в логистике позволяет улучшить процесс доставки, взаимодействие между клиентом и перевозчиком, а также можно отметить, что интеграции ERP и TMS позволит передавать данные из одной системы в другую быстро и без потери информации. Система автоматизирует рабочий процесс, позволяет выстроить единый источник данных, в котором отображаются важные сведения, и они доступны для всех работников.

* - ERP- ЕРП

** - TMS – ТМС

18+