Эмиль Алиев: «Переход на на кадровый электронный документооборот позволяет существенно сэкономить время сотрудников и повысить производительность. Если перевести это в денежный эквивалент, то только за время апробации банк сэкономил порядка 15 миллионов рублей. Чтобы построить свою цифровую экосистему, была создана рабочая группа — нужно было учесть все нюансы: хранение информации, доведения до сотрудника, гарантия безопасности и так далее» Эмиль Алиев: «Переход на кадровый электронный документооборот позволяет существенно сэкономить время сотрудников и повысить производительность. Если перевести это в денежный эквивалент, то только за время апробации банк сэкономил порядка 15 миллионов рублей»

СЭКОНОМИЛИ НА ЭДО 15 МЛН РУБЛЕЙ

— Эмиль, ПАО «АК БАРС БАНК» с 2018 года разрабатывает собственную инфраструктуру для выпуска электронных подписей. Бытует мнение, что ваша организация одной из первых в республике перейдет на кадровый электронный документооборот (ЭДО). Так ли это?

— Мы к этому стремимся. Результаты, которые мы видим сегодня, — не случайность. Еще в 2016 году руководством банка была принята стратегия цифровизации – 2016–2021. В 2018-м стартовал проект внедрения кадрового электронного документооборота. У нас работал внутрибанковский портал, где у каждого сотрудника есть свой личный кабинет (ЛК), в нем собирается различная информация. Со временем возможности платформы решили расширить — включили туда кадровые «безобидные» документы, например заявление на отпуск. Цель была следующей — апробировать возможность подписывать документы в цифровом виде. Нельзя забывать, что на текущий момент времени законодательство разрешает подписывать электронной подписью далеко не все документы. Среди тех, что под запретом, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. 

— Сколько в кадровом документообороте приходится на договоры и дополнительные соглашения?

— Это более половины документов от всего объема. Переход на ЭДО позволяет существенно сэкономить время сотрудников и повысить производительность. Если перевести это в денежный эквивалент, то только за время апробации банк сэкономил порядка 15 миллионов рублей. Чтобы построить свою цифровую экосистему, была создана рабочая группа — нужно было учесть все нюансы: хранение информации, доведение до сотрудника, гарантия безопасности и так далее. Благодаря продуктивной работе уже к концу 2019 года в личном кабинете наши сотрудники имели возможность подписывать усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) некоторые виды документов.

— Почему не закупали электронную подпись у профильной структуры?

— Нам как крупной компании невыгодно покупать УНЭП, поскольку нам это обходилось примерно в 25 миллионов рублей ежегодно. По нашим оценкам, инвестиции в удостоверяющий центр окупятся за год. 

— Насколько безопасно использование УНЭП?

— У нее очень высокая степень защиты: она позволяет определить личность ее владельца, а также проверить, были ли внесены изменения в документ после его подписания. УНЭП создается с помощью специального программного обеспечения — средства криптографической защиты и закрытого ключа электронной подписи. Ключ используется для формирования самой подписи и должен храниться в секрете. В нашем банке удостоверяющий центр облачный, и доступ к нему имеет ограниченный круг лиц из сотрудников информационной безопасности. Но даже у них доступ не сколько к закрытым ключам, сколько к результатам операций над данными. Внутренняя память облачного удостоверяющего центра защищена от физического доступа и взлома.

— Можно ли подменить документ, подписанный УНЭП?

— Нет, невозможно. Использование неквалифицированной подписи исключает возможности внесения изменений в текст. Даже если это кто-то попытается сделать, то в документе сохраняется след злоумышленника

«ТАКИХ ПРАВОК В ТРУДОВОМ КОДЕКСЕ НЕ БЫЛО С 1998 ГОДА»

— Весной минтруд России начал эксперимент по электронному кадровому документообороту, в который изначально позвали всего 70 компаний со всей страны. Как ПАО «АК БАРС БАНК» оказалось среди них?

— Сейчас задействовано уже 90 компаний, а из Татарстана приглашено всего две организации. О том, что планируется такой эксперимент, мы узнали еще в 2019 году. У нас уже была подготовлена инфраструктурная и методологическая база, и нас пригласили участвовать. По сути, самоизоляция и массовый переход на удаленную работу не оставили выбора нашему министерству труда РФ и законодательным органам. Многие документы окончательно «переедут» в «цифру». Уже есть все основания полагать, что с 1 января 2021 года появятся изменения в законодательстве и подписание трудового договора и дополнительного соглашения к нему УНЭП станет нормой. Забегая вперед, могу отметить, что таких фундаментальных правок в Трудовом кодексе России не было с 1998 года.

— Крупные компании, такие как ваш банк, могут себе позволить создать удостоверяющий центр, а как быть маленьким организациям и ИП, у которых нет для этого ресурсов?

— Для таких компаний минтруд РФ создал специальный сайт «Работа в России». Его функции расширят, и там будет аккумулироваться вся информация, начиная от службы занятости, вакансий, заканчивая кадровым электронным документооборотом. Работодатель выступит в роли администратора, выгружая необходимый перечень документов. А сотрудник в качестве пользователя станет идентифицироваться по такому же принципу, как на госуслугах или сайте налоговой. Более того, небольшие компании смогут синхронизировать свою систему 1С с сайтом «Работа в России», что позволит упростить целый ряд процессов и перевести их в «цифру».

— Как понять, что эксперимент удался?

— Он имеет четкие временные рамки и должен завершиться 31 марта 2021 года. Но высока вероятность, что это случится раньше. О том, как идет эксперимент, каждая компания отчитывается минтруду РФ каждые три месяца, рассказывая о результатах: что сделали, с какими проблемами столкнулись и так далее. Мнением обмениваются компании-участники и между собой, по своим коммуникационным каналам. По итогам эксперимента мы ожидаем изменения в трудовой кодекс.