Сотрудники, которые отвечают за внедрение ЭДО, часто не представляют, как безболезненно перевести на новый формат контрагентов. Эксперты Контура уверены: активировать контрагентов должен не столько сам абонент, сколько компания-провайдер. Однако немногие операторы берут на себя настройку связи между партнерами. У некоторых подключение контрагентов не является частью стратегии, у других — не хватает ресурсов. Но электронный документооборот — это в первую очередь связь между партнерами, а не программа, установленная на компьютер.

Когда связь с контрагентами не налажена, клиент не может продуктивно использовать интеграционное решение. Здесь можно сравнить систему ЭДО с сотовым телефоном. Если в телефонной книжке нет контактов, а владелец не знает, как их добавить, мобильный бесполезен. То же и в ЭДО. Недостаточно просто внедрить интеграционное решение. Для эффективной работы нужно сделать так, чтобы клиент мог обмениваться документами с партнерами.

Есть несколько тактик, которые помогают перевести на ЭДО контрагентов. Для максимальной эффективности лучше использовать их комплексно. На примере системы ЭДО Контура, Диадока, разберем, какие тактики бывают и как здесь выстраивается взаимодействие компании-клиента и оператора.

     1. Отправка в отдел активации Контура списка контрагентов с их контактами. Сотрудники отдела сами составляют приглашения к обмену документами в электронном формате, проводят для партнеров обучающие вебинары и рассылают дополнительные соглашения о переходе на ЭДО.

     2. Добавление в договор с контрагентом раздела о том, что использование электронного формата теперь становится обязательным.

     3. Оповещение контрагентов об изменении формата работы. Это можно сделать разными способами:

— Направить от имени компании официальное письмо, в котором известить о переходе на ЭДО. Сделать это можно одновременно с отправкой бумажных документов.

— Разместить на сайте компании информацию о том, что теперь она работает с документами в электронном формате.

     4. Автоматическое оповещение контрагентов с помощью инструмента «Приглашение в сервис». Он уже встроен в Диадок, поэтому пригласить партнеров можно одной кнопкой. 

Статистика показывает, что мероприятия по переводу контрагентов на электронный документооборот эффективны. Так, последние несколько лет количество пользователей Диадока увеличивается. К 2019 году оно возросло на 32 % в сравнении с 2018. К следующему году рост составил еще 29 %. Итоги за текущий год пока не подведены, но положительная динамика сохраняется: уже в первом полугодии показатели выросли на 13 %.

Также увеличивается количество документов, которые абоненты отправляют друг другу.  В 2017 оно составило 150 млн. В 2018 уже 201 млн, что на 34 % больше. К 2019 году прирост трафика составил еще 26 %. В 2020 году рост сохранен — в сравнении с первым полугодием 2019 года он также составил 26 %.

Партнерский материал

18+

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции