Зачастую для автоматизации процессов работы с договорами, компании пользуются системами электронного документооборота (СЭД) и не догадываются, что это решение давно устарело.

Системы класса ECM предназначены для решения задач управления контентом. Они прекрасно справляются с этими задачами, но управление бизнес-процессами не является их целевой задачей, поэтому они не являются оптимальным для этого инструментом — приходится терпеть очень много компромиссов. В первую очередь проблемы возникнут в вопросе гибкости реализуемых процессов, а также их ориентации вокруг документов, а не задач и процессов — эта парадигма, следующая из архитектуры решений становится следствием множества ограничений технологии СЭД и замедляет трансформацию процесса в будущем.

В итоге договора зависают на согласовании, работы по ним откладываются. Документы не только тормозят бизнес, но и задерживают получение прибыли.

Что касается BPM-систем, то они автоматизируют не столько движение договора, сколько движение информации по бизнес-процессам внутри организации.

Проверьте, не устарело ли ваше решение по управлению договорами. Удовлетворяет ли оно перечисленным ниже требованиям:

  • Автоподбор шаблона договора в зависимости от содержания.
  • Автоопределение согласующих. Документ в BPM-системе ELMA точно не уйдет на подпись представителю департаменту, согласование которого не требуется.
  • Маркировка зон ответственности в договоре. Каждой части договора присваивается цвет, который строго соответствует департаменту, который за него отвечает. Согласующие, открывая договор, сразу видят изменения в «своих» абзацах.
  • Совместное онлайн-редактирование прямо в системе позволяет быстро подкорректировать документ.
  • Контроль исполнения. ELMA проконтролирует исполнение обязательств по договору. Все сроки и акты прикреплены к карточке документа.
  • Проверка контрагентов. Реальные данные о компаниях (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, банкротства, судебные дела, госконтракты).
  • Автонапоминание о продлении. Система сама напомнит о том, что пора пролонгировать отношения.

Решение управление договорами от ELMA соответствует всем 7 признакам, что делает его незаменимым для использования в средних и крупных предприятиях. Оно ускоряет процессы создания и согласования договоров, и гарантирует контроль исполнения каждого пункта документа.

18+