Руководитель отдела реализации типовых решений НТЦ финансовых систем ООО «ДжиДиСи Сервисез» группы компаний ICL Максим Скарликов

ЗАВОДСКАЯ СТОЛОВАЯ – ГОЛОВНАЯ БОЛЬ ДИРЕКТОРА?

Еще с советских времен руководители крупных предприятий относились к организации общественного питания для своих сотрудников как к неизбежному злу. С одной стороны, никто не спорил, что кормить людей нужно – от этого зависит, в том числе, производительность труда сотрудников и их лояльность к компании. С другой стороны, деятельность столовых и буфетов приносит лишь убытки и лишние хлопоты: нужно накормить большое количество людей за небольшой промежуток времени, причем качественной едой, да еще и с предоставлением различных скидок, дотаций, для учета которых требуется огромный штат бухгалтеров. Так что в эту сферу инвестиции шли в лучшем случае по остаточному принципу: как-то работает – и ладно. Опыт группы компаний ICL по внедрению автоматизации услуг общественного питания на различных предприятиях Татарстана и других регионов России показывает, что инвестиции в эту сферу могут быть рентабельными и даже приносить прибыль предприятию.

Руководитель отдела реализации типовых решений НТЦ финансовых систем ООО «ДжиДиСи Сервисез» группы компаний ICL Максим Скарликов перечислил несколько типичных проблем, с которыми приходится сталкиваться предприятиям при отсутствии полноценной учетной системы при организации корпоративного питания. Если говорить о кассовом рабочем месте (Front-office), то чаще это:

  • или бумажная талонная система (для отпуска дотаций, специального молока и т. п.),
  • или использование устаревшей кассовой системы – собственной разработки предприятия, которую сложно и неэффективно поддерживать и модернизировать,
  • или отсутствие интеграции с товароучетной системой.

Отсутствие полноценной автоматизации на кассе и применение наличного расчета или обслуживания по спискам приводит к большим очередям. Как показывает практика, потери по времени на обслуживание одного сотрудника составляют 10 - 12 секунд.

Еще сильнее отсутствие автоматизации сказывалось на работе бухгалтеров, товароведов и калькуляторов предприятия (так называемый Back-office). По словам Максима Скарликова, отсутствие информации о реальных оперативных остатках продуктов на складах, производственных цехах ведет к неоптимальным складским запасам. Как следствие – списание, порча товаров, неликвид (потери могут достигать 10 - 15%). Отсутствие прозрачности работы создает возможности для различного рода потерь по вине кухонных работников (по оценкам – от 10% до 30% от оборота общепита) и снабженцев (завышение закупочной цены от 5% до 20%).

Для трудоемкого сбора информации (из-за отсутствия интеграции с корпоративной учетной системой) по продажам в разрезе сотрудников для учета дотаций в питании в счет заработной платы, для отражения в системе расчета заработной платы сотрудников предприятия и для ежедневного подсчета себестоимости блюда и расчета розничной цены предприятие вынуждено содержать огромную армию бухгалтеров, товароведов и калькуляторов. Понятно, что в этих условиях корпоративные столовые и буфеты генерируют убытки.

ПЛЮСЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

Автоматизация позволяет кардинально изменить ситуацию. Например, на комбинате общественного питания (КОП) «КАМАЗ-Общепит» (ныне услуги оказывает компания Sodexo), который обслуживал ежедневно около 20 тыс. сотрудников предприятий КАМАЗа, полсотни бухгалтеров еле справлялись со своими обязанностями. Но после того, как команда ICL внедрила там систему учета товародвижения в интеграции с кассовой системой корпоративного питания и бухгалтерией, необходимость держать большой штат бухгалтерии отпала. Только за счет этого столько лет убыточное предприятие сразу стало генерировать пусть и не большую, но постоянную прибыль.

По словам Максима Скарликова, грамотное внедрение автоматизации позволяет добиться достижения сразу нескольких задач. Например, увеличение скорости обслуживания на кассе и, соответственно, количества питающихся в корпоративной столовой; на 100% гарантированное использование дотаций и адресной выдачи спецпитания сотрудникам; получение оперативной информации по движению продуктов и готовых блюд; оптимизация складских запасов (не рискуя оказаться без необходимых продуктов в нужное время); сокращение затрат и повышение рентабельности комбината общественного питания и, что немаловажно, минимизация злоупотреблений кухонного персонала.

ТИПОВОЕ ИЛИ АДАПТИРОВАННОЕ?

«На рынке есть несколько типовых продуктов автоматизации корпоративного питания, которые, как правило, подходят для несложных, стандартных проектов. Многие IT-компании специализируются именно на таких решениях: купил продукт и оборудование, за короткий период времени его поставил и настроил, за два дня обучил персонал – все, запустил точку. Но у каждого предприятия, особенно крупного, есть свои нюансы: те же дотации, сбор данных о сотрудниках в разрезе разных заводов одной компании. Чтобы учитывать такие особенности, нужно адаптировать типовой продукт под бизнес-процессы заказчика. Немногие IT-компании в этом разбираются – не хватает практики. Они не знают, как реализован учет на крупных предприятиях общественного питания. Есть вопросы планирования закупок, есть различного рода цеха, выполняющие разные функции от очистки овощей, разделки мяса до подготовки полуфабрикатов, и все это нужно правильно учитывать в системе, чтобы себестоимость была понятной и отходы правильно учитывались, необходимо в расчет брать и сезонные коэффициенты, потери от обработки продуктов», – рассказал Скарликов.

По его мнению, незнание этих нюансов не позволяет успешно реализовывать нетиповые решения автоматизации. К тому же, любой сбой системы на крупном предприятии может привести к серьезным последствиям. И моральная сторона проблемы – сотрудники завода могут остаться без обеда, или положенная скидка (дотация) им не будет предоставлена из-за сбоя системы. Подобные проблемы скажутся на мотивации сотрудника и повлияют на отношение сотрудника к своей работе. Те заказчики, которые осознают все вышеперечисленные проблемы, при привлечении IT-компании для автоматизации процессов требуют от исполнителя опыта работ по внедрению аналогичных систем автоматизации.

«РОБОТ СОБИРАЕТ ЗАЯВКИ И ПЕРЕСЫЛАЕТ В ДЕПАРТАМЕНТ ПИТАНИЯ»

«Наш центр (более 60 человек) работает в этой сфере по 10 - 15 лет, и у нас за плечами уже несколько десятков успешно реализованных проектов, начиная с автоматизации собственной столовой АО «АйСиЭл-КПО ВС», – рассказал руководитель отдела РТР Научно-технического центра финансовых систем ООО «ДжиДиСи Сервисез» группы компаний ICL.

По словам Скарликова, группа ICL имеет успешный опыт на таких проектах, как ОАО «Кукморский завод Металлопосуды», ОАО «ВАМИН-Татарстан», КОП «КАМАЗ-Общепит», КОП «Нижнекамсктехуглерод», ГАУЗ «Межрегиональный Клинико-Диагностический Центр города Казани», «Северо-Западные магистральные нефтепроводы», ОАО «Казанский завод «Электроприбор», КОП «Казаньоргсинтез», столовая ЗАО «Казанский Гипронииавиапром», ДОАО «Спецгазавтотранс» ПАО «Газпром», ООО «Элар Кейтеринг», МУП «Департамент продовольствия и социального питания города Казани». Последний в этом списке проект был особенно интересным. МУП ДПиСП города Казани обслуживает детские сады, школы, больницы и т. д., централизованно поставляя туда готовые блюда, полуфабрикаты и продукты питания.

«Это был масштабный и очень важный проект. Мы организовали для них единую систему сбора заявок от детских садов города (на тот момент это более 200 детских учреждений). Ранее на этой операции в Департаменте было задействовано 7 операторов, у каждого был свой закрепленный район. Они обзванивали учреждения и заносили информацию на огромные бумажные планшеты, потом все это обобщали и уже делали сводный заказ поставщику в разрезе детских садов. Сейчас же вся информация к ним приходит автоматически: каждое утро либо с вечера образовательные учреждения на своем компьютере делают заявки, в определенное утреннее время робот собирает все эти заявки и пересылает автоматически в Департамент питания. На основании заявок автоматически формируется полный пакет документов: накладные, сертификаты, удостоверения качества на продукцию и т. п. Плюс наша система позволяет отслеживать сбалансированность детского меню по энергетической ценности блюд и витаминному составу. При этом стоимость обеда ребенка должна вписаться в ту сумму, которая заложена в республиканском бюджете на питание детей в образовательных учреждениях с учетом родительской платы. Также в нашей системе ведется учет по срокам годности продуктов, так как это один из ключевых факторов в общественном питании, и мы автоматизировали процесс печати накладных и других сопутствующих документов за поставщика. Вышеперечисленные операции ускоряли процесс обработки информации и оперативности поставки продуктов питания в детские сады и школы. Параллельно мы автоматизировали блоки школьного питания – филиалы Департамента питания, где принимали заявки от школ и готовили обеды для школьников. В дополнение для их парка автомобилей порядка 30 единиц мы автоматизировали для процесса формирования маршрутных листов по доставке продуктов питания с возможностью выбора оптимального маршрута, контроля загрузки автомобилей по весу и объему», – рассказал Максим Скарликов.

Очень много было сделано в этом проекте для удобства и оперативности пользователей в системе Департамента, так как от их слаженной работы зависело питание детей. Все должно было работать как часы, ни на секунду не останавливаясь.

СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОБЩЕПИТА: НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ

В зависимости от масштаба требований заказчика к автоматизации требуются вложения им сил, времени и инвестиций, объем которых зависит от самих же потребностей заказчика. «Не любая имеющаяся на рынке система подходит для нетиповых операций, поэтому мы начинаем обычно с аудита процессов и разработки технического задания на систему – что заказчик хочет у себя видеть. В конце этого этапа подбирается типовое решение и анализируется, в какой части типовое решение, продаваемое разработчиком, удовлетворяет потребностям клиента и как «глубоко» необходимо проводить настройку/доработку типовой системы под конкретные нужды заказчика. Следующий этап – собственно разработка и настройка системы. Попутно пишем регламенты: какие операции и зачем, какой результат на выходе должен получиться. В документе стандарта настройки мы детально и понятным языком расписываем, как настроена система, какой показатель, какая настройка на что влияет. Разработка этих документов – очень важный этап, которым не стоит пренебрегать, так как это инструменты к действию, позволяющие любому сотруднику (с опытом работы или без) легко влиться в процесс и работать с системой. Фактически это шпаргалки для пользователей», – отметил представитель группы компаний ICL.

В настоящее время отдел, возглавляемый Максимом Скарликовым, занимается автоматизацией не только заводских столовых, но и ресторанов, магазинов, гостиниц, санаториев, баз отдыха, медицинских учреждений, ставит биометрические системы по учету рабочего времени. По его словам, сотрудники отдела постоянно ищут способы оптимизации процессов для заказчиков, ведут разработку и собственных решений, которые помогают не только вести оперативный учет, но также планировать, управлять материальными потоками руководителю и следить за качеством. «Так, в прошлом году мы разработали систему оценки качества блюд. Данная система установлена на информационном терминале собственного производства и активно используется клиентами столовой предприятия», - рассказал Максим Скарликов.

16+