Независимо от рода и специфики деятельности всякая компании непременно создает в ходе своего функционирования определенный объем документов. А это значит, что рано или поздно она непременно столкнется с проблемой организации их хранения. Почему это может стать проблемой? По нескольким причинам.

Во-первых, потому, что, несмотря на кажущуюся простоту, процесс хранения документов, весьма формализован и предполагает соблюдение целого ряда предписаний, стандартов и правил, о которых не каждый делопроизводитель осведомлен надлежащим образом. Что уж говорить о непрофессионалах.

Во-вторых, потому, что даже при условии обладания необходимой информацией практическое воплощение законодательных предписаний может потребовать от фирмы значительных административных и финансовых вложений, которые далеко не всегда целесообразны с точки зрения бизнеса.

Двух этих аргументов достаточно для того, чтобы побудить рачительного предпринимателя инициировать поиск альтернативных решений. Спрос рождает предложение, и наиболее достойными на сегодняшний день являются те, которые демонстрируют специализированные архивные центры, осуществляющие внеофисное хранение документации.

Сотрудничество с этими профессионалами имеет массу безусловных достоинств. Судите сами:

  1. Экономия столь ценных сегодня коммерческих площадей. Как известно, цена аренды или тем более покупки недвижимости достаточно высока, и расходование квадратных метров на хранение архивных бумаг в большинстве случаев экономически не оправдано. Сотрудничество со специализированными архивными центрами позволяет избежать подобной проблемы. Стоимость архивного хранения в большинстве случаев ниже собственных затрат компании на организацию полноценного архива.
  2. Широкий перечень оказываемых архивных услуг. Аутсорсеры не только принимают акты на хранение, но и осуществляют их сканирование и создание электронного архива. Это значительно облегчает работу с документами и обеспечивает доступ к ним в любое время и в любом месте, где есть компьютер и интернет. Уважающий себя исполнитель позаботиться о распознавании информации и об ее обработке по ключевым словам. Таким образом, осуществить поиск труда не составит.
  3. Возможность для клиента сконцентрироваться на своей непосредственной деятельности, передав полномочия по улаживанию формальностей, связанных с хранением документов профессионалам.

Как осуществляется взаимодействие? Схемы различны, но уважающий себя архивный центр сделает все для обеспечения комфорта и удобства клиентов. Это значит, что он возьмет на себя забор и транспортировку бумаг, ее каталогизацию (в идеале – с использованием технологии штрихового кодирования) и уничтожение документов по истечении сроков их хранения.

Таким образом, как видим, преимущества внеофисного хранения документов очевидны. Растущая популярность подобных услуг – лучшее тому подтверждение.