Современные СЭД позволяют автоматизировать не только канцелярию и согласование документов, но и в целом различные аспекты работы с документацией. Сотрудники бухгалтерии — одни из главных получателей выгоды от внедрения СЭД. За счет чего повышается эффективность их работы продемонстрируем на примере обзора возможностей одного из самых распространенных в России продуктов — СЭД ТЕЗИС.

Программа СЭД ТЕЗИС позволяет работать с формализованными документами. Их можно загрузить в систему или сформировать автоматически на основе документов из 1С. При обработке формализованный документ согласуется, заверяется электронной подписью, при необходимости регистрируется в канцелярии и направляется в систему ЮЗЭДО Диадок на подписание контрагенту. Для интеграции с 1С и Диадок в СЭД ТЕЗИС доступны готовые шлюзы. Документы можно отправлять не только по-отдельности, но и в составе пакетов. Это удобно в случае с документами, которые по законодательству должны отправляться только вместе.

Формализованные документы, которые поддерживает система:

  • акты
  • накладные
  • счета
  • счета-фактуры
  • УПД
  • корректировочные документы и документы-исправления (КСФ, УКД, УПД, исправление счета-фактуры, исправление КСФ, исправление УКД, исправление УПД)

Хранение документов в архиве и возможность настроить механизмы фильтрации, поиска и выгрузки позволяют в разы сэкономить время при подготовке отчетности для налоговых органов. Кроме того, СЭД может помочь организовать хранение документов в «традиционном» архиве: отслеживать движение документов между офисами компании и указывать в карточке местонахождение бумажного оригинала. За счет возможности потокового сканирования ввод информации по документам в систему будет несложным и быстрым.

СЭД может упростить работу с поступающими в бухгалтерию заявками на зарплату тех или иных расходов. Согласование таких заявок может происходить полностью в электронном виде. Кроме того, за счет интеграции с системами бюджетирования может выполняться автоматическая проверка не исчерпан ли еще лимит по нужной статье расходов. Не нужно будет проверять это вручную, и можно будет исключить ситуации, когда выделение средств согласовано, но потом выяснилось, что их недостаточно.

Таким образом, система электронного документооборота позволяет сотрудникам бухгалтерии работать в едином пространстве, а не переключаться между несколькими программами, а также автоматизировать действия, которые приходилось выполнять вручную.

18+